Quels sont les types de contrats d’Affacturage ?
Vaste programme ! L’affacturage étant une méthode de financement qui s’adresse à des sociétés de toutes tailles et de tous secteurs d’activité (or « B2C »), les factors ont dû s’adapter pour pouvoir proposer différents types de contrats d’affacturage adaptés à tous.
En effet, comme nous allons le voir dans cet article, un factor peut par exemple s’occuper du recouvrement des factures impayées ou des encaissements pour ses clients TPE, mais il ne fait aucun sens de proposer ce service à de grands groupes disposant eux même de services dédiés aux contentieux.
Qu’est-ce que le « full factoring » ?
En français « Affacturage Classique », c’est la forme la plus basique d’un contrat d’affacturage. Le factor fournit l’ensemble des services possibles pour l’entreprise cédante :
- Financement des factures cédées
- Assurance du risque client (le factor souscrit lui-même à une assurance dédiée)
- Gestion des factures : encaissement, lettrage, relance et recouvrement
Vos clients sont informés qu’ils doivent désormais régler leurs factures directement sur le compte du factor. En pratique, la notification prend 2 formes :
– une mention de subrogation ajoutée sur les factures émises
– une lettre de notification aux clients au démarrage du contrat d’affacturage.
Pour l’entreprise, cela représente l’avantage de ne plus avoir à gérer comptablement le lettrage de ses factures, tout en disposant du service de relance et de recouvrement du factor.
C’est la forme de contrat proposée par défaut à toutes les PME / TPE / Startup qui souhaitent financer leur besoin d’exploitation.
Mais ce type de contrat « basique » présentent quelques inconvénients :
- Le recouvrement étant fait par le factor, l’entreprise cédante perd une partie de la relation avec ses clients (négociation de délais de paiements, règlement des litiges, etc.)
- Les clients finaux sont informés de la mise en place d’un contrat d’affacturage
- Il faut rediriger les encaissements vers le compte du factor, et donc informer chaque client de ce changement, avec les risques de fraude et lourdeurs administratives que cela implique
Pour contrer ces désagréments, il est possible de souscrire à différents types de contrats :
- L’affacturage délégué (ou non-géré) pour conserver la gestion de ses factures
- L’affacturage confidentiel pour limiter les impacts administratifs et bancaires avec vos clients
Qu’est-ce qu’un mandat de gestion en affacturage ?
Au fur et à mesure que l’entreprise cédante croît, elle se dotera d’un service comptable en charge de la facturation, la relance et la gestion des impayés clients. Lorsqu’un tel service existe, le factor sera davantage enclin à s’appuyer sur les personnes habituées à gérer cette relation client, car les chances de recouvrement sont bien supérieures in fine.
Contractuellement, le factor donne un mandat de gestion et de recouvrement du poste client à l’entreprise. Juridiquement, le factor devient propriétaire des factures mais « sous-traite » en quelque sorte sa gestion à l’entreprise elle-même.
Pour accorder ce mandat de gestion en comité de crédit, le factor s’appuiera sur un audit effectué par une société spécialisée effectué lors de la mise en place du contrat.
Ce type de contrat est donc plus souple pour l’entreprise, mais fait l’objet d’une étude un peu plus approfondie par le factor. Il est donc important de bien préparer son dossier avec le factor avant de demander la mise en place d’un contrat d’affacturage délégué.
Chaque type de contrat d’Affacturage est adapté à des phases différentes de la vie d’une entreprise (TPE / Startups / PME / ETI…)
Affacturage notifié vs Affacturage Confidentiel : quelles implications ?
Un contrat d’affacturage « notifié » impose la mention directe sur les factures cédées, de l’existence d’un contrat d’affacturage. Il faut également changer de compte bancaire de paiement et s’assurer que chaque client redirige bien les fonds vers le compte du factor. Ces deux démarches ne sont pas sans conséquence pour l’entreprise cédante.
Informer tous mes clients : quel cauchemar !
Mais il est fréquent qu’une entreprise ne souhaite pas communiquer à tous ses clients qu’elle met en place un programme de factoring, par exemple dans les cas suivants :
- Grand nombre de clients à informer : envoyer un courrier et changer de coordonnées bancaires à 10,000 – 50,000 voire 100,000 clients est trop lourd administrativement
- Risque commercial avec des clients clés : un dirigeant anticipe souvent (à tort ou à raison) qu’un client important informé de notre programme d’affacturage va en profiter pour renégocier des conditions commerciales à son avantage
Image renvoyée à ses clients : « si j’informe mon client, il va croire que je suis en difficulté financière et va renégocier ses délais de paiement »
Changer de compte bancaire : cela va prendre 6 mois voire plus avant que tous les clients comprennent !
En effet c’est un désagrément important d’un tel financement quand il est « notifié » : les clients vont mettre du temps à s’adapter et payer sur le bon compte. L’entreprise cédante va devoir rediriger ses paiements reçus à tort (on parle de « règlements directs » dans le jargon de l’affacturage) vers le compte du factor pendant plusieurs semaines.
Néanmoins, la maitrise des encaissements clients est un enjeu majeur pour un factor : plus une entreprise sera capable de prouver au factor que les encaissements sont maitrisés (moyens de paiements sécurisés, clients informés et « éduqués » correctement), plus votre contrat d’affacturage sera optimisé.
La solution : l’affacturage confidentiel
Pour contrer les réticences et lourdeurs administratives à la mise en place d’un contrat d’affacturage, les factors proposent dans leur gamme des contrats d’affacturages « confidentiels », c’est-à-dire tout simplement que les clients finaux de l’entreprise cédante ne sont informés de la présence d’un contrat d’affacturage souscrit par leur fournisseur :
- Pas de mention sur les factures
- Les clients continuent de payer sur le même compte bancaire
- Les relances / recouvrements sont toujours effectués par l’entreprise cédant les factures
Un contrat confidentiel est donc systématiquement assorti d’un mandat de gestion et recouvrement : on parle donc d’affacturage délégué confidentiel.
Quelles implications pour l’entreprise cédante ?
Dans un contrat d’affacturage confidentiel, le factor accorde une confiance bien plus grande à l’entreprise pour gérer les factures et réduire les impayés. En contrepartie, le factor exigera en général la mise en place de 3 mécanismes de protection sur les encaissements reçus :
- La mise en place d’un compte d’encaissement dédié à la réception des paiements clients : ce compte ne peut servir de compte de débit pour aucune dépense, on parle aussi de compte « spécialisé »
- Le nantissement de ce compte d’encaissement au profit du factor, qui pourra bloquer ce compte en cas de problème
- La remontée quotidienne des encaissements reçus sur ce compte vers le compte du factor : en pratique, les échanges bancaires sont automatisés lors de la mise en place du programme d’affacturage
Quels sont les autres types de contrat d’Affacturage ?
Moins connus ou plus adaptés à des situations très spécifiques, certaines formes de contrats d’affacturage sont des déclinaisons des contrats décrits dans cet article:
- Affacturage au forfait : C’est une déclinaison du full factoring : solution simple et rapide adaptée aux TPE ou entrepreneurs individuels. Les coûts du contrat sont limités à un forfait défini au démarrage du contrat, et fonction du Chiffre d’affaires estimé de la société.
- Affacturage situation de travaux : Contrats d’affacturages spécifiques au secteur du BTP, pour prendre en compte le caractère atypique de la facturation à l’avancement de ce secteur.
- Affacturage à l’export : Les contrats d’affacturage à l’export sont combinés à un contrat d’affacturage domestique pour permettre le financement de factures sur des clients étrangers.
- Affacturage de commandes : Contrat d’affacturage spécifique mis en place par certaines sociétés d’affacturage pendant la crise du Covid-19. Ce type de contrat permet de financer des commandes fermes en amont de la date de facturation prévue. Un contrat d’affacturage classique doit être mis en place en parallèle pour prendre le relais après la facturation, quand la commande a été livrée.
- Affacturage avec recours : Contrat d’affacturage dans lequel le Factor ne finance pas les factures en retard de paiement. Littéralement, le factor dispose d’un « recours » envers l’entreprise cédante pour être remboursé si le client final ne règle pas sa facture. Les délais de remboursement peuvent varier d’un contrat à l’autre.
- Affacturage sans recours / déconsolidant : Un contrat est dit « déconsolidant » ou « sans recours » lorsque l’entreprise cède ses factures sans enregistrer de dette bancaire en contrepartie du financement reçu. Le contrat doit répondre à des critères très stricts, validés par les commissaires aux comptes de la société, et supporté par une police d’assurance-crédit. Ce type de contrat s’adresse plutôt aux ETI et grands comptes internationaux voulant améliorer leurs ratios financiers.
Comment choisir le contrat d’affacturage le plus adapté ?
En résumé, chaque type de contrat est adapté à des phases différentes de la vie d’une entreprise :
- TPE / Startup / Entrepreneurs : Full Factoring
- PME: full factoring ou affacturage délégué notifié
- PME / ETI et + : affacturage confidentiel, voire déconsolidant
Choisir le contrat le plus adapté à votre entreprise n’est pas chose aisée, c’est pour cela que les équipes de QuelFactor peuvent vous aiguiller dans l’étude, la mise en place ou l’optimisation de votre projet d’affacturage.
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