Commencer augmenter le montant financé dans un contrat d’affacturage ?
Vous disposez d’un contrat d’affacturage depuis longtemps mais n’avez jamais vraiment pris le temps d’explorer les pistes d’amélioration possible de votre contrat.
Nous l’avons vu dans un article précédent, il est courant de commencer à optimiser son contrat d’affacturage par l’angle du prix, en renégociant régulièrement les conditions financières avec votre factor. La deuxième étape est, à conditions financières équivalentes, d’augmenter le montant de financement que vous recevez de votre factor. L’avantage est double : optimiser votre trésorerie et faire baisser le TEG de votre contrat d’affacturage.
QuelFactor aborde pour vous quelques pistes à explorer pour atteindre le financement maximum possible.
Comment calculer le financement à recevoir d’un contrat d’affacturage?
Tout d’abord, intéressons-nous à la manière dont est calculée l’avance de trésorerie disponible suite à une cession de factures. De manière générale, on peut appliquer la formule suivante à tout contrat d’affacturage :
Montant financé
=
Montant nominal TTC des factures cédées, nettes des avoirs comptables
*
(1 – Réserves sur Financement)
–
Frais & Commissions contractuels
Augmenter le financement reçu d’un factor passe donc par :
- L’optimisation de sa facturation
- La réduction des réserves sur financement
- L’optimisation des coûts du contrat
Comment la facturation influe sur un contrat d’affacturage ?
La saisonnalité du chiffre d’affaires
C’est un levier important en affacturage, et peut parfois représenter une importante barrière à la mise en place d’un tel financement. En effet, cette méthode de financement repose sur l’émission d’une facture : si votre chiffre d’affaire est très fluctuant tout au long de l’année, avec des périodes de creux d’activité importants, votre contrat d’affacturage va en souffrir également. Tenter de répartir au maximum les batchs de facturation de vos clients de manière régulière au cours de l’année vous permettra d’éviter d’avoir un contrat inutilisable en plein cœur du mois d’Août, avec un creux de trésorerie à combler en période estivale.
Avec votre factor, tentez de négocier par exemple, que le minimum de réserves contractuelles ne s’appliquent pas en période estivale, vous augmentez ainsi votre base de financement malgré le manque temporaire de factures à céder.
De même, si vous constatez un pic d’activité (par exemple si vous exercez dans le secteur des sports d’hiver), assurez vous de bien négocier avec votre société d’affacturage pour qu’il vous accompagne, par exemple en augmentant temporairement le plafond de financement de votre contrat pendant quelques semaines.
La fréquence des cessions de factures
En théorie, vous pouvez recevoir une avance de trésorerie en contrepartie de la cession d’une facture dès le lendemain de la cession. Organisez la fréquence de vos cessions au factor de manière à coller au maximum avec la période de facturation auprès de vos clients. N’attendez pas la fin du mois courant ou d’en avoir la nécessité par manque de trésorerie.
De plus, n’hésitez pas à augmenter la fréquence de facturation auprès de vos clients ! Trop d’entreprises n’ont pas automatisé leur procédure d’émission de facture, et ne procèdent à l’émission des factures clients qu’une fois par mois par exemple. Tout le temps perdu entre la livraison d’un bien et l’émission d’une facture est une perte immédiate de trésorerie !
Enfin, discutez avec votre société d’affacturage pour mettre en place un calendrier de cession de factures régulier : vous pouvez en général céder des factures jusqu’à 4 fois par mois sans problème, et même ajouter une cession exceptionnelle en cas de besoin sur simple demande !
En conclusion, lissez au maximum votre chiffre d’affaires au cours de l’année, facturez le plus rapidement possible dès que vous en avez le droit, et effectuez des cessions au factor dans la foulée. Vous optimisez ainsi les montants disponibles dont vous pouvez disposer et conservez un matelas de trésorerie stable en cas de besoin.
Appuyez-vous sur l’expertise de QuelFactor pour challenger votre contrat d’affacturage et obtenir un meilleur financement
Comment réduire les réserves sur financement en affacturage ?
Le fonds de garantie
Appelé également compte de garantie, c’est la première réserve prise par un factor quel que soit le contrat négocié. Le factor l’utilise pour se prémunir du risque lié aux dilutions et avoirs pouvant être émis sur les factures cédées. Ce fonds de garantie existe dans tous les contrats d’affacturage avec et sans recours.
Les principales raisons pour lesquelles un fonds de garantie sera élevé sont :
- Un volume d’avoirs sur factures important
- Un grand nombre de litiges commerciaux entraînant des retards de paiement ou des annulation de factures
Certaines sociétés d’affacturage intègrent parfois plusieurs autres types de réserves dans ce fonds de garantie, que nous détaillons ci-dessous. N’hésitez pas à demander le détail de ce fonds de garantie à votre gestionnaire chez le factor, pour tenter de comprendre pourquoi un montant est réservé et tenter de le réduire au maximum.
La réserve de définancement
Elle découle directement du montant de retard de paiements sur vos factures échues. Tout contrat d’affacturage avec recours contient une clause de définancement des factures après X jours de retard : de 15 jours à 60 jours en fonction de ce qui a pu être négocié avec la société d’affacturage.
En pratique, cela veut dire que vous recevez une avance de trésorerie lorsque vous cédez une facture non échue, mais que vous devez rembourser cette avance si la facture accuse un retard de paiement trop important !
D’où l’importance de conserver une politique de crédit management stricte même en cas de souscription d’un contrat d’affacturage.
La réserve de concentration acheteur
Votre contrat inclut parfois une limite maximum d’encours autorisée par client (ou groupe de client). Par exemple, il est fréquent que les factors limitent le poids d’un seul client à moins de 20% du montant total des factures cédées au contrat. Le dépassement du maximum autorisé entraîne la constitution d’une réserve pour le montant au-delà de cette limite.
La réserve pour RFA (Remises de Fin d’Année)
Fréquents dans la grande distribution, les remises sur volumes vendus, ristournes diverses et autres participations publicitaires (PP), sont des montants que vous devez rembourser à vos clients. C’est un risque dit « de compensation » pour la société d’affacturage, qui vient réduire le montant finançable.
La réserve pour client – fournisseur
De la même manière que la réserve pour RFA, vous pouvez avoir une relation croisée avec certains de vos clients également fournisseurs d’autres produits. Les factors analysent ce risque comme une compensation possible sur le montant final des factures émises, et peuvent soit exclure totalement le client en question, soit ne financer qu’une partie des factures émises.
La réserve d’outillage (« tooling ») fréquemment rencontrée dans la sous-traitance automobile ou aéronautique, peut être considérée comme une sous-réserve pour relation client-fournisseur.
La réserve pour atteinte du plafond maximal de financement
En général, un contrat d’affacturage n’inclut pas de plafond de financement. Mais à partir d’une certaine taille (en général à partir de 20 ou 30 M€ d’encours client) , le comité de crédit du factor peut exiger un plafond contractuel à ne pas dépasser.
C’est une réserve qu’il est facile de calculer et d’anticiper, mais doit être acceptée par le comité de crédit du factor. Anticipez au maximum votre besoin pour calibrer cette limite au bon niveau pour éviter d’être pénalisé en pleine période d’activité forte pour votre entreprise.
La réserve pour règlements directs
Les règlements directs sont les encaissements de vos clients qui ont été reçus sur votre compte au lieu du compte du factor. Vous devez impérativement les renvoyer rapidement au factor avant d’engager une nouvelle cession de factures. En effet, le factor va retenir les montants lettrés comptablement mais dont le cash n’aura pas été reçu sur son compte du calcul du nouveau financement disponible. La différence constitue une réserve d’ajustement pour opérations diverses (OD), incluant les règlements directs ou tous autres règlements non perçus.
La réserve de sous-traitance
Si votre activité comporte une part importante de sous-traitance, c’est un risque accru pour la société d’affacturage, car votre sous-traitant, en cas de faillite de votre part, pourra entamer une procédure de recouvrement pour être payé directement auprès de vos clients finaux. Le « privilège du sous-traitant » empêche dans ce cas le factor de tout recours pour se faire rembourser de la facture dont il est pourtant le propriétaire.
Une réserve peut donc être mise en place pour couvrir ce risque si la sous-traitance représente un risque fort pour le factor (plus de 15 à 20% de l’encours client à risque de sous-traitance). En dessous, le factor va contrôler régulièrement que la sous-traitance reste stable à des niveaux acceptables.
La réserve pour risque spécifique
Il existe des situations exceptionnelles qui vont nécessiter, de la part du factor, la mise en place d’une réserve spécifique. C’est le cas lorsque, par exemple, votre entreprise exerce une activité un peu atypique avec une facturation se fait à l’avancement sur des critères variables (vente de données dans l’activité media, autofacturation par votre client en prélèvement de stock consignation), bref, toute situation atypique qui est perçue à risque par le factor car il entraîne une incertitude sur les encaissements futurs des créances achetées.
En conclusion pour l’affacturage : soyez vigilants et proactifs !
Ne négligez pas la phase de mise en place d’un programme d’affacturage, quand vous êtes plus que jamais en position de force avec votre factor qui souhaite faire ce contrat pour votre entreprise. Négociez au-delà du prix, du niveau des réserves et de la fréquence à laquelle elles seront revues et calculées. Assurez-vous d’être en mesure de produire facilement et rapidement les justificatifs divers qui seront demandés par le factor pour calculer ces réserves (liasses fiscales, reporting extraits de votre comptabilité, traçage des règlements directs à rembourser).
Un audit de votre contrat peut être réalisé à tout moment de la vie du contrat par les consultants de QuelFactor, ne restez pas seul face à une problématique de financement de vos factures. Vous optimisez ainsi votre trésorerie et le TEG de votre contrat.
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