Comment améliorer un contrat d’affacturage existant ?
Vous n’êtes pas satisfait du fonctionnement de votre contrat d’affacturage actuel, vous trouvez qu’il peut être trop cher, ou qu’il ne vous apporte pas le niveau de financement promis initialement ?
On estime qu’environ 80% des programmes d’affacturage existants pourraient fonctionner de manière plus optimale pour les entreprises. QuelFactor fait le point sur les leviers à votre disposition pour être certain d’avoir le meilleur contrat du moment.
Quelles optimisations financières possibles pour mon contrat d’affacturage ?
Le prix
Quand vous vous plongez dans la revue de votre contrat d’affacturage, le premier réflexe est bien entendu de vous demander si le prix du contrat reflète bien la situation actuelle de votre entreprise. Depuis combien de temps votre contrat est-il en place ? Votre situation financière s’est elle améliorée ou dégradée depuis vos dernières discussions avec la société d’affacturage ?
Vous pouvez en général agir sur toutes les composantes du prix de votre contrat : commission d’affacturage, commission de financement, frais annexes.
Reprenez tous les frais prélevés depuis 1 ou 2 ans pour en discuter avec votre factor, il est très souvent possible d’obtenir un geste selon certaines conditions :
- Le contrat doit fonctionner correctement du point de vue du factor : peu de règlements directs, peu d’écarts comptables non résolus, des justificatifs comptables (factures, bons de livraisons, etc.) fournis en temps et en heure sur demande du factor
- La situation financière de votre entreprise ne s’est pas dégradée, voire s’est améliorée depuis la mise en place du contrat
- L’audit annuel effectué par le factor ne révèle pas d’anomalie majeure
Les réserves sur financement
Au début de votre contrat, ou pendant la vie de celui-ci, vous vous êtes vu imposé des réserves sur le montant de vos factures cédées au factor, qui viennent réduire le montant disponible financé en votre faveur.
Ces réserves peuvent être multiples et sont destinées à couvrir plusieurs risques distincts :
- La réserve la plus connue et intégrée dans tous les contrats d’affacturage est le fonds de garantie qui couvre le risque de dilution né des litiges commerciaux, erreurs de facturation, etc.
- Les réserves pour risque de compensation, comme par exemple les réserves pour provision des montants dus au titre des remises de fin d’année (RFA), réserve de sous-traitance, réserve client-fournisseur, réserve d’outillage, etc.
Réserves spécifiques exceptionnelles : une réserve de concentration peut être mise en place lorsqu’un client de votre entreprise représente plus de 20% ou 30% de votre balance totale, et que le factor souhaite se prémunir contre une exposition trop forte sur un seul client.
Quelles optimisations dans votre entreprise vont améliorer votre contrat d’affacturage ?
Il n’est pas rare qu’une réserve sur financement en affacturage soit le reflet de mauvaises pratiques de crédit management en interne, qui, de manière assez surprenante, sont parfois assez facile à corriger pour un impact positif immédiat pour votre trésorerie disponible.
Améliorer son processus de facturation / encaissement
Nous n’avons pas de baguette magique, car chaque entreprise est différente et est gérée du mieux que possible par ses hommes et ses femmes. Mais dans la boite à outil d’un bonne politique de crédit, les idées suivantes peuvent aider à améliorer vos procédures :
- Augmenter la fréquence de facturation : c’est la facture qui déclenche le financement, donc n’attendez pas la fin d’un mois pour facturer vos clients. Plus vous faites concorder l’émission d’une facture avec sa date d’exigibilité (immédiate à la date de livraison par exemple), plut tôt vous pourrez en demander le financement à votre société d’affacturage
- Réduire les cas de litiges ou de contestation de vos clients : n’ouvrez pas la porte à la contestation ! Une facture contestée augmente significativement votre DSO, et vous devrez rembourser au factor la facture litigieuse après 30 ou 45 jours de retard de paiement (délai de définancement)
- Sécurisez les encaissements de vos clients : soyez intransigeants sur les moyens de paiements (virement, prélèvements à privilégier, chèques ou espèces à bannir !) et exigez que vos clients vous paient sur le compte exact mentionné sur les factures pour limiter les règlements direct qui sont un risque supplémentaire pour la société d’affacturage
Gérer activement son recouvrement
Plus votre nombre de clients facturés est important, plus il est nécessaire de se doter d’une politique de crédit management complète, de la commande à l’encaissement. Tous les services de la société doivent être mis à contribution pour prendre conscience de l’importance du cash dans le fonctionnement de l’entreprise. La souscription d’un contrat d’affacturage, qui apporte un avance de trésorerie, ne vient pas se substituer aux bonnes pratiques en matières de facturation, d’encaissement et de recouvrement !
Négocier régulièrement ses garanties avec son assureur-crédit
Si vous disposez d’une police d’assurance-crédit déléguée auprès d’un assureur spécialisé (Atradius, Coface, Euler Hermes…), vous devez mettre en place une politique de suivi et de revue des limites de crédit accordées par l’assureur de manière régulière :
- A minima de manière mensuelle, revue des limites de crédit existantes et négociation d’augmentations le cas échéant
- Organisation de rendez-vous d’arbitrage réguliers avec les analystes financiers de l’assureurs (les arbitres) pour obtenir davantage de couverture sur vos clients stratégiques.
N’hésitez pas à vous appuyer sur les consultants de QuelFactor pour la mise en place, la gestion et le renouvellement des conditions spécifiques de vos polices d’assurance-crédit. Notre qualité de courtier nous permet d’obtenir les meilleures conditions du marché de l’assurance en adéquation avec les clauses spéciales de votre contrat de financement factor !
Vous pouvez souscrire votre contrat et remettre votre premier lot de factures à la société d’affacturage en 48h !
En cas de blocage : réaliser un appel d’offres affacturage
Vous avez exploré toutes les pistes possibles et imaginables avec votre société d’affacturage actuelle, et vous restez insatisfait des conditions négociées ?
Avec QuelFactor, vous avez la possibilité de mener une étude gratuite de votre contrat d’affacturage et lancer un appel d’offres auprès d’autres factors pour être certains de bénéficier des meilleures conditions du marché de l’affacturage.
En quelques étapes, vous obtenez :
- Notre vision sur les conditions de votre contrat : prix, niveau de réserves, niveau de couverture d’assurance
- Phase d’appel d’offres : rédaction d’un cahier des charges, collecte des offres et production d’un comparatif
- Relecture du contrat juridique et assistance au premier financement
Votre entreprise évolue sans cesse, vos besoins également, prendre du recul sur des contrats négociés parfois des années auparavant ne peut qu’apporter un plus à votre entreprise !
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