Comment bien facturer pour optimiser sa trésorerie ?

 

Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur une facture ?

 

L’établissement d’une facture répond à un certain nombre d’obligations. Elle doit être rédigée en langue française et établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client. Il est bien sûr possible de rédiger une facture en langue étrangère pour les besoins d’un client à l’export, mais l’administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle.

De plus, les mentions obligatoires sont :

• La date de la facture
• Le numéro de la facture (numéro unique répondant à une séquence logique et continue (sans « trou »)
• La date de la vente ou de la prestation de service
• L’identité du vendeur ou prestataire de services : Dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social, adresse de facturation (si différente), numéro de Siren ou Siret, code NAF, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
• L’identité de l’acheteur ou du client : Dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier), adresse de facturation si différente, adresse de livraison.
• Numéro du bon de commande (le cas échéant)
• Numéros d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel si ce dernier est redevable de la TVA. Ces mentions ne sont cependant pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150€.
• La désignation et le décompte des produits et services rendus : dénomination, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA, remises et autres rabais éventuels, référence des produits, etc.
• Le prix catalogue : prix unitaire hors taxes des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis
• Le taux de TVA légalement applicable

• Les réductions de prix éventuelles

• La Somme totale à payer HT et TTC
• Concernant le paiement, il est clé d’indiquer la date ou le délai de paiement, les taux de pénalités en cas de non-paiement à la date de règlement indiquée sur la facture, et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.

Il est bien entendu possible d’ajouter des précisions aux factures pour couvrir des cas particuliers comme :

• « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté »

• Pour un régime de franchise de TVA : « TVA non applicable, art 293 B du Code général des impôts »

Enfin, si une entreprise a recours à un contrat d’affacturage et que son factor l’exige, une mention de subrogation doit être ajoutée à la facture : « Pour être libératoire, votre règlement doit être effectué directement à l’ordre de [Nom & Adresse du Factor] qui le reçoit par subrogation dans le cadre d’un contrat d’affacturage et devra être avisé de toute réclamation relative à cette créance ».

Les mentions obligatoires sont elles suffisantes pour établir une facture correcte ?

 

On le voit dans cet article, la liste des mentions obligatoires est assez longue et exhaustive, mais produire une facture respectant tous ces critères peut déjà être un challenge en soi pour une société en création ou qui développe un nouveau système de facturation. Surtout, comment être certain que nous n’oublions pas l’essentiel si l’on s’arrête aux mentions légales ?

En effet, il ne faut pas perdre de vue que l’objectif numéro 1 d’une facture rédigée correctement est de recevoir le paiement de son client dans les délais impartis ! Or, la mention du compte bancaire de paiement (IBAN, BIC) n’est pas une mention obligatoire ! 

Aujourd’hui, plus de 90% des paiements inter-entreprises se font de manière dématérialisée, et trop d’entreprises oublient encore de mentionner leur RIB sur leur facture ! 

Alors pensez y dans la rédaction de votre facture, le détail du compte bancaire doit être clair et complet !

On l’a vu, la production d’une facture correcte et complète est la première étape pour optimiser sa trésorerie et réduire son risque d’impayés. Si vous souhaitez en savoir plus, découvrez ici notre article sur la réduction du risque d’impayé (ou risque client).