Comment optimiser les encaissements clients ?
La mise en place d’un contrat d’affacturage, qu’elle résulte d’un choix effectué dans l’urgence (besoin de trésorerie immédiate) ou qu’elle s’inscrive dans une stratégie de diversification des sources de financement à plus long terme, a des impacts opérationnels sur les procédures en vigueur dans votre entreprise.
En fonction de votre organisation bancaire et de la localisation de vos clients (en France et/ou à l’export), la redirection des encaissements vers le compte de la société d’affacturage peut être plus ou moins complexe.
QuelFactor fait le point sur les grands principes liés aux encaissements reçus, et comment adapter votre organisation bancaire à cette nouvelle contrainte.
Pourquoi est-il important que les encaissements arrivent bien chez le factor ?
C’est l’un des grands principes de l’affacturage, et les factors vont être très à cheval sur le respect de celui-ci : tous les encaissements qui sont reçus de la part de vos clients factorés sont la propriété juridique du factor.
En effet, l’affacturage est une avance de trésorerie qui s’appuie sur le transfert de propriété d’un actif (une facture client). D’où l’importance de bien facturer !
Cette propriété n’est réelle que si le factor bénéficie des produits et avantages des factures, à savoir les encaissements relatifs à celle-ci.
Vos clients paient directement sur le compte du factor
Pour réduire le risque que les paiements n’arrivent pas sur leur compte, les sociétés d’affacturage vont imposer à l’entreprise qui cède ses factures :
- L’ajout d’une mention de subrogation directement sur les factures, indiquant clairement à l’acheteur que la facture a été cédée au factor, et que ce dernier doit payer sur le compte bancaire de la société d’affacturage
- L’envoi d’une lettre séparée, au démarrage du contrat, aux acheteurs inclus dans le contrat d’affacturage, les notifiant de la mise en place d’un tel programme et les incitant à payer sur leur propre compte bancaire.
C’est le cas de base d’un contrat d’affacturage notifié (ou full factoring) : les flux d’encaissement ne transitent plus par votre compte bancaire habituel. C’est la sécurité maximale pour le factor. Mais une telle contrainte peut poser des problèmes opérationnels pour certaines entreprise ! Par exemple quand le nombre de clients à notifier est extrêmement important. Pour alléger un peu cela et permettre un fonctionnement plus fluide des contrats, les factors proposent des assouplissements à certains de leurs clients.
Le factor vous laisse un délai raisonnable de plusieurs mois pour réduire au maximum la part des règlements directs
Peut-on continuer à utiliser ses propres comptes d’encaissement en affacturage ?
SI vous le souhaitez, et que la société d’affacturage l’accepte par l’intermédiaire de son comité de crédit, vous pouvez continuer à utiliser vos propres comptes bancaires pour la réception des paiement de vos clients. Cela présente de nombreux avantages :
- Limiter le risque d’erreur de paiement sur un mauvais compte
- Limiter le risque de fraude
- Conserver votre organisation comptable et informatique en lien avec vos comptes bancaires, et les rapprochements éventuels déjà paramétrés pour le lettrage comptable de vos factures
- Conserver un bon niveau de flux bancaires avec votre banque partenaire
- Conserver la confidentialité du programme d’affacturage vis-à-vis de vos clients
Cette souplesse d’organisation va s’accompagner de sécurités demandées par la société d’affacturage :
- La « spécialisation » de vos comptes bancaires d’encaissement : il ne sera plus possible d’effectuer un débit de votre compte d’encaissement, autre qu’en faveur du factor ! En effet, les crédits passant sur ce compte ne sont pas votre propriété, vous ne pouvez donc plus utiliser ce compte pour votre gestion courante.
- La mise en place d’une convention de compte dédié, une sorte de nantissement de votre compte en faveur de la société d’affacturage qui pourra bloquer le compte selon des cas prévus à votre contrat.
Le transfert quotidien du solde de votre compte d’encaissement vers le compte du factor, par la mise en place d’un flux quotidien de messages bancaires automatiques entre les deux banques.
Que faire si un client paie sur mon compte au lieu de celui du factor ?
Cependant, vous n’avez pas eu le temps de prévenir vos clients, ou ceux-ci continuent de payer sur votre compte au lieu de celui du factor ?
« Les règlements directs sont les encaissements perçus les clients finaux qui n’arrivent pas sur le compte du factor ou sur le compte d’encaissement dédié au programme d’affacturage, et qui doivent être « redirigés » manuellement par l’entreprise qui cède ses factures . »
C’est un risque supplémentaire pour la société d’affacturage qui est très suivi par les gestionnaires et les comités de crédit. En général, le factor vous laisse un délai raisonnable de plusieurs mois pour réduire au maximum le taux de règlements directs par rapport à la masse des encaissements reçus.
Il est important de montrer de la réactivité pour le remboursement de ces règlements directs pour éviter la mise en place d’une réserve additionnelle sur le financement calculé par le factor.
Certains de mes clients continuent de payer directement le factor..
C’est le cas inverse du « règlement direct » : vous avez exclu de votre contrat un client qui en faisait partie, car celui-ci n’a plus d’assurance-crédit, ou bien il ne rentre plus dans les critères d’éligibilité du contrat d’affacturage. Vous avez donc normalement le droit à recevoir les encaissements futurs sans passer par le factor, mais votre client continue à se tromper régulièrement et paie directement le factor !
C’est la double peine pour votre trésorerie ! Soyez attentifs à ce cas là car les sociétés d’affacturage, qui gèrent un grand nombre de flux bancaires, ne peuvent pas deviner qu’un encaissement ne leur est pas destiné. Il faut donc être proactif et faire une demande expresse de virement à votre factor, en justifiant si possible que la facture correspondante n’entre pas dans le champ d’application du contrat d’affacturage.
Le factor vous rembourse en général sous 48h si les justificatifs sont probants.
Pour limiter ces désagréments, tentez au maximum « d’éduquer » vos clients pour qu’ils ne se trompent pas ! Et surtout limitez les entrées ou sorties de clients dans le périmètre factor.
N’hésitez pas à consulter notre guide pour bien sélectionner vos clients éligibles à votre contrat !
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