Définition d’une Facture proforma

Connue dans le langage courant sous le terme « devis », une facture proforma est un document officiel qui reprend le formalisme d’une facture classique, mais sans valeur comptable ou juridique.

Par opposition à la facture définitive, la facture proforma permet de détailler les éléments clés d’une transaction (prix, produits ou services, etc.), mais sans inclure le numéro de TVA du client, ou les détails relatifs à l’échéance ou aux modalités de paiements. C’est donc une facture provisoire qui sert de base de négociation et se transformera en facture finale si les deux parties en conviennent.

Même s’il n’est pas obligatoire d’inclure un numéro unique dans une facture proforma, il est fortement conseillé d’utiliser une nomenclature ou une suite logique qui permettra de relier comptablement la facture proforma et la facture définitive, réduisant ainsi les risques d’erreurs administratives pouvant entraîner un litige ultérieur avec votre client, par exemple au moment de payer le montant final de la facture ou un acompte quelconque.

De plus, pour éviter toute ambiguïté avec votre client, pensez à mentionner clairement le terme « facture proforma » ou « facture non définitive » sur le document, et ajoutez-y vos conditions générales de ventes en annexe. 

Aucune valeur légale ni enregistrement en comptabilité n’a donc lieu d’être pour matérialiser une facture proforma. Elle peut néanmoins être utile pour obtenir une autorisation de douane en cas d’importation ou d’exportation de biens, mais peut également être demandée par l’administration fiscale pour servir de preuve à une exonération de TVA. 

En ce qui concerne les mentions légales obligatoires devant figurer sur une facture proforma, ce sont les mêmes que pour une facture classique avec quelques exceptions :

• Ajout de la mention explicite « pro forma »
• Pas de mention des conditions de paiement (escompte éventuel, pénalités légales, frais de recouvrement…)