Définition de l’Order to Cash

Littéralement « de la commande à l’encaissement », le process Order to Cash (OTC ou O2C) désigne l’ensemble des processus d’une entreprise liée à son cycle client :

• L’entrée en relation avec les prospects
• La politique de crédit client 
• La gestion commandes et des livraisons
• La facturation
• La gestion des litiges
• Le recouvrement 
• Le lettrage et le suivi des encaissements client

Quel est l’objectif du cycle Order to Cash ?

Au-delà de l’optimisation de la trésorerie, le process O2C permet d’identifier les zones de risque d’impayés clients, tout en essayant de limiter au maximum les imperfections internes de l’entreprise dans la chaîne de facturation et d’encaissement.

Par exemple, à chaque étape du processus O2C correspond une ou plusieurs interrogations auxquelles il faudra répondre :

• Prospects : les contrats ou CGV prévoient-ils les clauses nécessaires à une encaissement rapide et sécurisé ? (termes de paiement, pénalités de retard, fait générateur de la facturation clairement identifié…)

• Risque client : le prospect est-il assez solide financièrement pour lui accorder le délai de paiement demandé ? L’entreprise dispose-t-elle d’une assurance contre le risque d’impayé ?

• Commandes et livraisons : les outils informatiques permettent-ils un suivi en temps réel des stocks de marchandise commandés ? La livraison pourra-t-elle être effectuée en temps et en heure pour que la facturation de la commande puisse être effectuée sans retard ?

• Facturation : Les coordonnées du client sont elles à jour pour permettre la bonne réception de la facture auprès du bon interlocuteur ? Des acomptes ont-ils été facturés s’ils étaient prévus au contrat ? Les délais de paiement accordés sont-ils bien retranscrits sur la facture finale ?

• Litiges : les montants facturés sont-ils sujets à discussion par le client ? Le format de facture est-il celui attendu par le client ? Les montants facturés sont-ils contrôlés aux moyen d’un bon de commande et/ou d’un bon de livraison ?

• Recouvrement : existe-il une procédure de relance graduée des clients ? Les systèmes informatiques de l’entreprise permettent-ils d’identifier clairement les retards ? A quelle fréquence sont contrôlées les balances clients 

• Lettrage et encaissements : les encaissements sont-ils « matchés » automatiquement avec la facture correspondante ? A quelle fréquence ? Sur combien de comptes différents les clients règlent-ils leurs factures ?

En quoi le process Order to Cash est important en affacturage ?

Le risque principal pour une société d’affacturage qui finance une entreprise au moyen d’un contrat d’affacturage est le risque d’impayés.

Un process O2C efficace et proactif va réduire sensiblement ce risque. Par exemple, peu de litiges et des lettrages efficaces sont la preuve d’un recouvrement efficace car effectué par l’ensemble des acteurs de l’entreprise, du l’entrée en relation contractuelle jusqu’au service comptable.

L’entreprise qui souscrira à une contrat d’affacturage dans ces conditions disposera d’un contrat optimisé tant en termes de coût que de financement reçu.