Quels documents administratifs fournir en Affacturage ?

 

 

Quels sont les types de justificatifs à fournir à une société d’affacturage ?

 

A l’heure où nous écrivons ces lignes, nous manquons d’imagination pour vous partager une liste exhaustive des pièces justificatives à fournir à un factor. Mais nous pouvons cependant les classer en plusieurs grandes catégories : les justificatifs administratifs amonts et les justificatifs avals.

Les justificatifs amont

Tous les justificatifs qui vous ont permis de déclencher la facturation ! Parmi les plus courants, on peut citer : 

• le bon de commande
• la facture proforma (ou devis)
• le contrat commercial (si les CGV ne sont pas appliquées)
• attestation d’avancement de travaux (BTP)
• justificatif de temps passé par vos collaborateur pour une facturation à la régie
• l’exemplaire unique (dans le secteur public)

Les justificatifs aval

Ces pièces justificatives sont en général demandées a posteriori de l’émission et de la cession des factures à la société d’affacturage, pour contrôler le respect complet de la chaîne de facturation, de la commande à l’encaissement. On peut citer :

• le bon de livraison
• la lettre de voiture
• attestation d’achèvement de travaux (BTP)
• etc.

Les autres documents contractuels requis par un factor

Votre contrat d’affacturage peut inclure des clauses spécifiques vous demandant de lui fournir, soit à fréquence régulière, soit sur simple demande et dans les meilleurs délais, tout autre document requis pour le calcul du montant finançable de vos factures cédées.

Il est donc fréquent de se voir imposer le partage des documents suivants :

• les rapports annuels comptables de votre entreprise (liasse fiscale, comptes consolidés, etc.)
• votre police d’assurance-crédit (le cas échéant) et tous les avenants relatifs à cette police
• les sinistres éventuellement déclarés à votre assureur-crédit dont le factor n’aurait pas eu connaissance directement
• une balance âgée fournisseurs , pour contrôler le risque de compensation par des clients qui pourraient être également vos fournisseurs
• un reporting spécifique requis pour le calcul de votre financement disponible : montant des provisions comptabilisées au titre des RFA / PP, montants de sous-traitance d’exploitation, etc.

Comment réduire l’impact de cette contrainte pour votre entreprise ?

 

Fournir ces pièces justificatives peut parfois être très chronophage, surtout que vous devrez souvent faire appel à d’autres services de votre entreprise, ou relancer des tiers n’ayant pas correctement retourné leur justificatif signé. Il est fréquent d’avoir des difficultés à fournir un bon de livraison signé par votre client par l’intermédiaire du transporteur. Cependant, c’est le document attestant de la bonne livraison du bien et permet donc de lever tout risque de litige commercial pouvant entraîner un retard de paiement de votre facture. 

Pour éviter que la gestion de votre contrat d’affacturage ne devienne trop lourde, pensez, dès la négociation du contrat, à discuter avec la société d’affacturage des points suivants :

• Déterminer un seuil de justificatif le plus élevé possible. Par exemple, vous pouvez vous entendre avec votre factor pour ne fournir de justificatifs que pour les factures de plus de 50K€ ou plus.
• Sensibiliser les commerciaux au bon respect, de la part des prospects et clients, du formalisme requis pour enregistrer une commande ! Bon de commande signé, facture proforma qui correspond au montant qui sera facturé de manière définitive
• Réduire la fréquence de production des reportings additionnels requis par le factor : par exemple, n’envoyez une balance fournisseur que tous les semestres au lieu des trimestres fluidifier vos relations avec votre factor.

Enfin, s’il n’a pas été possible d’obtenir toute la flexibilité que vous auriez espéré lors de la mise en place de votre contrat, n’hésitez pas à renégocier ces clauses après avoir prouvé à votre partenaire bancaire que vous gériez votre contrat de manière irréprochable ! Les gestionnaires de votre contrat du côté du factor seront toujours à votre écoute quand il s’agira d’alléger leur temps passé à la gestion des tâches administratives liées à votre programme !