Peut-on financer des commandes grâce à l’affacturage?
L’affacturage répond au besoin de trésorerie des entreprises en leur apportant un financement garanti par des factures client non encore réglées. Or il arrive parfois que le temps entre la prise de commande et la facturation finale soit si long (plusieurs mois), que le bénéfice de l’affacturage n’intervienne pas au moment le plus adéquat pour la trésorerie de l’entreprise.
Mais est-il possible d’aménager son contrat d’affacturage pour prendre en compte cet important décalage dans le temps entre les dépenses à engager et les règlements clients ?
Principe général de l’affacturage : ne sont financées que des factures fermes et définitives
Attention, terrain glissant ! C’est l’un des grands principes de l’affacturage et il est difficile d’y déroger : pour réduire le risque d’impayé et / ou de litiges avec vos clients, un financement d’affacturage sera accordé si votre entreprise procède à la facturation définitive après avoir livré un produit ou réalisé une prestation.
Ainsi, le risque de contestation de la part de vos clients est réduit, et ce dernier ne peut se prévaloir de la réalisation d’un événement futur pour retarder le paiement de cette facture. En résumé : plus votre processus de facturation est standard (commande -> livraison -> facturation), plus votre contrat sera optimisé et financé dans de bonnes conditions.
Cependant, les sociétés d’affacturage ont aménagé depuis plusieurs années leurs produits pour prendre en compte quelques cas spécifiques :
- Lorsque le délai entre la livraison d’un bien et la facturation est anormalement long : le financement des Factures à Établir (FAE)
- Lorsqu’une prestation de service est effectuée pendant quelques semaines après la facturation : c’est le cas de la facturation par abonnement par exemple
Lorsqu’une commande ne peut être facturée qu’après plusieurs mois de décalage et qu’elle nécessite un investissement conséquent : le financement des commandes fermes
Exception numéro 1 : le financement des factures à établir (FAE)
Cette exception est la moins risquée pour le factor, car la prestation a été réalisée mais un événement exogène empêche la facturation définitive. Par exemple, dans le secteur du commerce de matière premières, il est fréquent que le prix final de la facture dépende d’une moyenne mensuelle du cours de la matière première sous-jacente. Le produit est livré mais le prix final facturé ne sera connu qu’à la fin du mois en cours, ou au début du mois suivant.
Comptablement, l’entreprise enregistre dans un sous-compte dédié du compte Client (classe 4 – compte 4181) le montant des FAE, qui sera reclassé dans un compte client classique au moment de la facturation.
Il est envisageable de faire financer cet encours de FAE dans le cadre d’un contrat d’affacturage, mais il faut veiller à respecter plusieurs points avant d’en faire la demande au factor :
- La raison pour laquelle la facturation est impossible au moment de la livraison doit être légitime et de préférence contractualisée avec votre client
- L’incertitude sur le prix doit être réduite au maximum, le prix de la facture finale devant être le plus proche possible de celui de la FAE pour limiter les sources d’écarts et litiges potentiels avec vos clients
- L’information qui sort de vos systèmes d’informations (Gestion Commerciale et Comptabilité) doit inclure un lien entre la FAE et la facture finale, traçable et auditable. Par exemple, le numéro de la FAE et le numéro de la facture finale sont identiques ou suivent une suite logique qui permet de s’y retrouver facilement
- Un audit préalable du poste client est en général requis par le factor avant d’accepter un financement des FAE
Les Factors sont d’autant plus enclin à financer des factures à échoir si cela représente un faible pourcentage de votre chiffre d’affaires
Exception numéro 2 : le financement de la facturation en « terme à échoir »
Contrairement à une facture « à terme échu », une facturation à échoir (ou terme à échoir) consiste à facturer des prestations avant la réalisation de celles-ci.
Par exemple, nous pouvons citer :
- Les factures d’abonnement à des logiciels divers couvrant un support ou une maintenance annuelle forfaitaire
- Les factures d’acomptes
- La facturation par jalons ou en situation de travaux dans le BTP peut être parfois analysée comme du terme à échoir, même si ces cas sont plus discutables
Alors on ne va pas vous mentir, faire financer des factures en terme à échoir n’est pas de tout repos, et il faut vraiment que votre contrat d’affacturage tourne parfaitement pour envisager une telle exception.
Mais les factors sont en général prêts à l’étudier, notamment si ce mode de facturation ne représente qu’une exception ou un faible pourcentage de votre chiffre d’affaires global, ou si le terme qui reste à échoir pour réaliser la prestation n’est pas trop long : 1 à 3 mois maximum.
Faites vous accompagner ! Ce type de « largesse » contractuelle peut être négociée dans le cadre d’un appel d’offres global avec plusieurs partenaires. Notre statut de courtier nous permet d’obtenir ce genre de concessions pour vous offrir le contrat le plus optimisé possible en prenant en compte les spécificités de votre activité !
Exception numéro 3 : le financement des commandes fermes
C’est le cas le plus extrême du financement en terme à échoir ! Ce mécanisme, très récent, a connu son essor pendant la crise du Covid en 2020. Les sociétés d’affacturage, avec l’appui de l’Etat, ont commercialisé une offre permettant de répondre à la demande de sociétés disposant d’un carnet de commandes fermes, mais étant en difficulté à y répondre du fait des tensions de trésorerie inhérentes à la période de confinements successifs.
Ce type de financement est toujours d’actualité et il y a plusieurs critères à remplir pour obtenir une avance de trésorerie basée sur une commande ferme. Sans être totalement exhaustive, la liste ci-dessous vous donne une idée des critères principaux à respecter pour y être éligible :
- Disposer d’un contrat d’affacturage actif existant ou être en position de le démarrer rapidement
- Disposer d’une couverture d’assurance-crédit donnée par un assureur externe ou votre propre factor couvrant le donneur d’ordre (votre client) qui vous a passé la commande
- Les commandes doivent être confirmées par l’entreprise qui les reçoit, être fermes et définitives
- Les conditions de votre contrat d’affacturage (critères d’éligibilité des clients et factures, calcul du financement et des réserves) s’appliquent au financement de commandes
- La commande doit être réalisée dans les 6 mois qui suivent sa prise ferme
- Le financement de la commande ne peut intervenir que dans le cadre d’un contrat prévoyant d’emblée l’étape de financement des factures finales
Les délais initiaux pour se prévaloir d’un tel dispositif (fin décembre 2020, puis Juin 2021) sont régulièrement prorogés par l’État. Contactez nous pour connaitre les dernières modalités de ce type de financement et savoir si vous êtes éligible au dispositif.
Téléphone : 01 55 12 10 24
contact@quelfactor.fr
36 boulevard de Strasbourg
31000 - TOULOUSE
