Quels sont les impacts d’un projet d’Affacturage pour l’entreprise?
La mise en place d’un contrat d’affacturage peut être extrêmement rapide – en théorie il faut moins de 72h pour obtenir un financement pour une PME dont l’activité ne présente pas de difficulté particulière. Beaucoup d’offres d’affacturage en ligne permettent également de céder rapidement ses factures (voire financer une seule facture ponctuellement !).
Malgré tout, la plupart des entreprises souhaitant obtenir un financement pérenne vont mettre plusieurs semaines à optimiser leur contrat d’affacturage. Pourquoi ? Car ce type de financement touche à plusieurs composantes de la société : trésorerie et finance bien sûr, mais aussi le service comptable, le pôle juridique (lorsqu’il existe !), les ressources informatiques et parfois même les commerciaux qui vont devoir prendre connaissance des impacts potentiels dans leur relation client.
Quelles sont les étapes de la mise en place d’un contrat d’affacturage ?
On peut résumer les étapes de mise en place en 4 moments clés :
- Audit du poste client et estimation du potentiel de financement : lancer un tel projet en vaut-il la peine ?
- Préparation du dossier de financement en vue de l’obtention d’un accord en comité de crédit avec un ou plusieurs factors sélectionnés : obtenir un accord équilibré pour que la ligne de financement soit la plus sécurisée possible !
- Discussions juridiques autour du projet de contrat
- Signature et démarrage du contrat avec la cession d’un premier lot de factures
C’est une des forces de l’affacturage : il est possible d’obtenir un financement en quelques jours seulement !
Cependant, le financement ne sera optimisé qu’après plusieurs semaines, lorsque les problèmes habituellement rencontrés avec un contrat d’affacturage auront été traités. On peut citer, par exemple :
- La notification des clients pour modification des coordonnées bancaires de paiement des factures (dans le cadre d’un contrat d’affacturage notifié)
- Les ajustements comptables à enregistrer à la suite d’une première cession de factures
- Les développements informatiques nécessaires à l’automatisation de l’envoi des factures et des justificatifs pour fluidifier le fonctionnement du contrat
- En cas de recours à l’assurance-crédit : la mise en place de procédures de suivi des retards et impayés, incluant par exemple le respect des dates limites de déclarations de sinistres auprès de l’assureur, le monitoring de limites de crédit en fonction des encours clients, etc.
Heureusement, tous les factors sont habitués à rencontrer ces problématiques et laissent en général du temps aux entreprises pour s’adapter à ces nouvelles procédures.
Que ce soit pendant la phase de mise en place, ou dans le cadre d’une optimisation d’un contrat d’affacturage, les consultants de QuelFactor vous accompagnent à chaque étape de votre relation avec votre factor.
Comment optimiser mon contrat d’affacturage ?
Idée reçue n°1 : « En affacturage, il y a pleins de coûts cachés »
C’est en général la première chose que l’on regarde dans un contrat d’affacturage : quel est le coût global de ce financement ? Et on ne va pas se mentir, comprendre quel frais sont appliqués par les factors peut parfois être un vrai cauchemar, tant le jargon utilisé nous semble barbare. Cependant, il faut rester raisonnable : les frais cachés, cela n’existe pas !
Pour appréhender tous les coûts et ainsi optimiser votre contrat, consulter notre guide des coûts d’un programme d’affacturage.
QuelFactor vous conseille, pour optimiser le coût de votre contrat, de s’attaquer en priorité:
- A la négociation des frais de dossiers lors de la mise en place d’un contrat
- A toutes les tarifications annexes qui peuvent résulter d’une situation ponctuelle exceptionnelle (virement urgent, anomalie de paiement, impayé, frais de remises complémentaires) : négocier un forfait dans votre contrat vous fera faire des économies non négligeables sur le long terme
- Revoir les niveaux de commissions d’affacturage et de financement : n’hésitez pas à solliciter QuelFactor pour avoir une vision complète du marché de l’affacturage et des prix pratiqués dans votre secteur d’activité !
Néanmoins, nous vous conseillerons toujours de ne pas vous arrêter au prix de votre contrat : le coût total rapporté au financement dégagé sera optimal si le montant de financement obtenu est maximisé !
Réduire les réserves retenues sur le financement potentiel de vos factures est un enjeu majeur pour votre trésorerie. Pour avoir un ordre de grandeur, un financement de 80% de votre poste client est considéré comme raisonnablement bon, en dessous de ce montant il doit être possible de négocier avec votre factor pour obtenir une avance de trésorerie plus importante.
Les factors accordent en général une grande souplesse lors des démarrages des contrats, et même plusieurs mois après les premiers financements obtenus.
Combien de temps dispose-t-on pour notifier les clients ?
Idée reçue n°2 : « Cela va prendre des mois avant que mes clients paient sur le bon compte bancaire du factor »
C’est l’un des freins les plus récurrents à la mise en place d’un programme d’affacturage : instruire tous les clients sélectionnés à payer sur un nouveau compte bancaire présente un risque opérationnel et/ou de fraude important. Du directeur commercial au service comptable, tous les acteurs de l’entreprise impliqués dans le projet veulent éviter cet impact non négligeable, et c’est bien normal !
Pour réduire cette barrière à l’entrée pour de nombreuses entreprises, les factors peuvent proposer à leur client la mise en place d’un contrat d’affacturage confidentiel. Dans ce cas, les clients finaux ne sont pas informés du contrat d’affacturage, et continuent donc de payer sur le même compte bancaire habituel.
- La mise en place d’un compte d’encaissement dédié à la réception des paiements clients
- Le nantissement de ce compte d’encaissement au profit du factor
- La remontée quotidienne des encaissements reçus sur ce compte vers le compte du factor
Quand le factor exige un contrat « notifié », il est en général possible de négocier une période de grâce (en général 3 à 6 mois après le début du programme) pour que les clients redirigent leurs paiements vers le bon compte bancaire du factor.
Les conséquences opérationnelles de l’Affacturage sont limitées
Il est donc possible de limiter fortement les contraintes liées au factoring pour une entreprise, et les factors accordent en général une grande souplesse lors des démarrages des contrats, et même plusieurs mois après les premiers financements obtenus. Il est cependant fortement recommandé de ne pas négliger les aspects opérationnels d’une telle solution, et de les appréhender le plus en amont possible avec un conseil adapté à votre situation.
Contactez-nous pour obtenir une étude de faisabilité personnalisée et ainsi augmenter vos chances d’optimiser votre contrat le plus rapidement possible.
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